会議での長話は害悪でしかない


会議での長話は害悪でしかない。日本社会では人手不足の現状の前に生産性の向上が必要であると小枝化に叫ばれているが、会議での長話は真っ向これに反する。会議が長くなる要因の第一は、長話、すなわち会議の目的からみて不必要な発言である。

以下愚痴も交えて会議について雑考する。したがって、この記事の生産性は高くはない。

会議とは何か?

会議には会議の目的がある。会議の目的は生産的な目的だ。非生産的な会議というのはそもそもやること自体が無意味だ。仮に意味があるとすれば、それは会議ではなく、もはや世間話である。

会議には参加すべきという前提が加わるが、世間話にはそのような前提はない。自由に参加可能なものであるから、やるなら勝手にすればよい。

会議の方法は、生産的な目的を達成するために、参加者全員が会議の場で検討を加え、質疑・意見交換することにある。質疑や意見交換が必要ないのなら、それは会議ではなく、報告会である。

報告会は、報告書等で代替できる。儀式でもない限り、報告書の読み上げなど無意味である。

会議におけるNG行動

同じ話の繰り返し1

強調したいのか何なのか知らないが、一回の発言で同じ話を繰り返すのは全く無意味である。発言が理解されずに、もう一度繰り返す必要があればまだしも、聴き手が「もういいわかった」と言うような発言であればいけない。

例えばこういう発言だ。

生産性の向上は重要な課題であって、会社としては、従業員にパソコンの技術を取得してほしいと思っている。これは生産性の向上をはかるために必要なことだ。パソコンの技術を取得して、例えばエクセルとかワードとかを使いこなせるようになれば、生産性が向上すると思う。

何べん「生産性の向上」って言えば気が済むのか。

生産性の向上は重大な課題であり、そのためには、エクセルやワードといったパソコンの技術を従業員に取得してもらう必要があるのではないか?

これでいい。発言が妥当かどうかはさておき、会議の発言としてはよりまとまりがあり、頭にも入りやすい。聞いている側が聞いていて苦痛ではないというのは重要である。

同じ話の繰り返し2

同じようなパターンだが、別の参加者が既に述べたことを、再度繰り返すことだ。例えば、別の参加者同士の発言が納得できずに、もう一度蒸し返すということは必要な場合はあろうが、会議で見られるのは往々にして次のようなシチュエーションである。

A「生産性の向上のためにエクセルやワードの技術を取得することは、それに必要な時間的・金銭的なコストを考えると得策ではないように思われる。むしろ、従業員にも使いやすいソフトやシステムを用意した方が良いのではないか?」

B「ソフトやシステムを構築するコストがどのくらいか見積もりをとってみないとわからない。また、エクセルやワードの技術を習得すれば、他分野にも応用でき、コストが下げられる可能性もあると思う。この点も含めて、改めて検討する。」

C「いや、エクセルやワードの技術といっても、習得するには時間もかかるし、研修等をやるお金についてはどう考えているのか。」

Cはあほかと。それさっきAが発言したやん。だから、コストを見積もるって言ってるやん。

Cの正解は黙る事である。往々にして、Cは会議をきちんと聞いていないか、自分の意見を言いたくてたまらない目立ちたがり屋であり、どちらにせよ迷惑な存在である。

もっとも、Cだけが悪いとも言いがたい。そもそも会議自体が冗長だと聞く気も失せるので、さっき出た発言なのかどうかの判断がつかないのである。

読めばわかる、見ればわかることを言葉にすること

グラフを用意しているのに、パーセンテージを読み上げるなど愚の骨頂である。何のための視覚化なのか。かっこつけたいだけか?

あと、報告書を読み上げるというのも愚の骨頂である。書けない事、どうしても言いたい事だけ発言すれば良い。書面にした意味がない。

NG会議を避けるための手段

実行可能かどうかはともかくとして、検討すべき手段として以下のようなものがある。

他人が注意する

上司なり先輩なり、注意できる人物なら注意すべきだ。「お前の話長いよ。」と。「もっとコンパクトにできない?」と。

主導権を奪う

以外と下位の身分の者でもできる方法として、会議をさっさとまとめる意見を出してしまうという手もある。議長を差し置いているわけでもないし、長い話の人間にも「あなたのことを理解してますよ」アピールになる。

露骨に不機嫌な顔をする

「お前の話は苦痛だ」という態度を見せる。気が弱い発言者なら、徐々に言葉数が少なくなる。

会議の時間を決め、時間が来たら退出する

時間を意識させる必要はある。意識させられれば劇的に効果が出る。

会議のルールを作ってしまう

高度な技だが会議のルールとして、同じ発言を繰り返さない、議長の指示に従う、1回あたりの発言は3分以内などとしておけばよい。守らせないと意味がないが。

 


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です